Приказ о командировании водителя образец рб

Добавил пользователь Владимир З.
Обновлено: 20.09.2024

ШАГ 1. Подтверждаем необходимость командировки

Необходимость в командировке может возникнуть по разным причинам: заключение договора, подписание соглашения, представление интересов в суде, участие в семинаре или конференции, обмен опытом и т.д. Законодательство не устанавливает перечень оснований для командировок. Вместе с тем, поскольку работник направляется в командировку для выполнения служебного задания, причина такого направления должна быть связана с интересами организации, а не личными интересами работника.

Причину и необходимость командировки целесообразно документально подтвердить. Подтверждением этому могут выступать, в частности, утвержденный план командировок, докладная записка непосредственного руководителя, приглашение от другой организации. Отметим, что пришедшие извне документы (например, приглашения, судебные повестки) следует зарегистрировать . На основании документов, подтверждающих необходимость командировки, в дальнейшем издается распорядительный документ о командировке (далее — приказ).

ШАГ 2 Получаем согласие работника

— на срок более 30 календарных дней;

— женщин, имеющих детей в возрасте до 14 лет (детей-инвалидов — до 18 лет);

— работающих отцов, воспитывающих детей без матерей (в связи с их длительным (более месяца) пребыванием в организации здравоохранения и по другим причинам), одиноких родителей, а также опекунов (попечителей) детей в возрасте до 14 лет (детей-инвалидов — до 18 лет);

Таким образом, если командировка планируется на срок свыше 30 календарных дней, то получать на нее согласие нужно у любой категории работников. А если срок командировки будет меньше, в том числе если это однодневная командировка, потребуется получить согласие только от отдельных категорий работников (инвалида, матери ребенка в возрасте до 14 лет и т.п.).

Для некоторых случаев письменная форма согласия обязательна (в частности, при направлении в командировку матери ребенка в возрасте до 14 лет). Однако, на наш взгляд, получить согласие работника целесообразно в письменной форме в любом случае.

Согласие может быть выражено различными способами. Например:

— путем проставления записи о согласии в докладной записке;

— путем проставления записи о согласии в предложении. В таком случае нанимателем оформляется предложение о направлении в командировку, которое он вручает работнику. В предложении предусматривается место для проставления отметки работника о согласии (несогласии) на предложение нанимателя;

Пример оформления строки в предложении для проставления отметки работника

Отношение работника к предложению о направлении в служебную командировку (проставляется собственноручно работником):

— путем написания работником отдельного заявления, в котором он выразит свое согласие на командировку.

Пример формулировки заявления работника

ШАГ 3. Готовим задание на командировку

Задание на командировку (далее — задание) не является обязательным документом при командировании . Однако, на наш взгляд, его целесообразно подготовить и выдать работнику, направляемому в такую командировку. Задание — это документ, который в первую очередь фиксирует задачи, цели, стоящие перед работником в поездке. Поэтому выдача задания работнику обеспечит надлежащее выполнение поставленных перед ним задач.

Задание составляется в произвольной форме с соблюдением требований правил делопроизводства. В качестве примера можно воспользоваться формой задания, предназначенной для командировки за границу, или формой задания, установленной для работников Мининформа и подчиненных ему организаций.

Необходимость оформления задания, а также форму задания можно закрепить в организации на локальном уровне. Например, в положении о служебных командировках.

При формулировании задач, целей в задании важно помнить, что они должны соответствовать интересам самой организации, не противоречить должностной (рабочей) инструкции работника, содержать четкие и конкретные формулировки.

Как правило, задание составляется до издания приказа. Его утверждает руководитель организации или иное уполномоченное должностное лицо и знакомит с ним работника под подпись. Задание может быть как индивидуальным (один документ для одного работника), так и групповым (один документ для нескольких работников). Соответственно, оно должно содержать подписи всех работников, для которых оно составлено.

ШАГ 4. Издаем приказ о командировании

На основании документов, подтверждающих необходимость командировки по Беларуси (докладной записки, плана командировок и т.п.), руководитель организации или иное уполномоченное должностное лицо принимает решение о направлении работника в командировку. Оно оформляется приказом о командировании .

Законодательством установлена примерная форма такого приказа. Однако придерживаться ее не обязательно, так как она имеет рекомендательный характер. Вместе с тем приказ должен быть оформлен в соответствии с правилами делопроизводства .

— Ф.И.О. командируемого работника;

— его должность служащего (профессия рабочего);

— структурное подразделение, в котором трудится работник;

— место, куда направляется работник.

Приказ о командировании — это приказ по личному составу. В зависимости от продолжительности командировки его срок хранения и, соответственно, литера регистрационного номера будут разными. Так, если срок командировки :

После издания приказа наниматель должен ознакомить с ним работника под подпись.

Внимание!
Приказ является основанием для расчета и выплаты денежных средств командированному работнику. Напомним, что наниматель обязан выдать командированному работнику аванс и (или) обеспечить наличие денежных средств на счете, к которому выдана банковская платежная карточка, в белорусских рублях и (или) иностранной валюте и возместить следующие расходы :
— по проезду к месту командировки и обратно;
— по найму жилого помещения;
— за проживание вне места жительства (суточные);
— иные произведенные командированным работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.

ШАГ 5. Оформляем командировочное удостоверение

Командировочное удостоверение представляет собой документ, в котором ставятся отметки о выбытии и прибытии к месту командировки и обратно. Наниматель сам решает, выдавать его работнику или нет, если иное не предусмотрено законодательством. Например, для госслужащих командировочное удостоверение выдается обязательно .

Командировочное удостоверение может быть выдано одному лицу из командируемой группы либо каждому работнику отдельно, даже если работники едут в составе группы.

Решение об оформлении и выдаче командировочного удостоверения, а также его форму и правила заполнения следует закрепить на локальном уровне организации (к примеру, в положении о служебных командировках).

В организации могут применяться ранее установленные формы командировочных удостоверений согласно приложениям 1 и 2 к Инструкции N 35.

В локальном правовом акте целесообразно уточнить правила проставления отметок о выбытии и прибытии работника из служебной командировки. В первую очередь установить лицо, ответственное за оформление командировочных документов (заведующий канцелярией, секретарь, работник кадровой службы и т.п.). Также стоит определить, как именно проставляются отметки: например, заверяются подписью ответственного лица и ее расшифровкой.

Ситуация из практики

В командировочном удостоверении допущена ошибка: указана неверная дата выбытия. Что делать в такой ситуации?

Вместе с тем можно оформить новое командировочное удостоверение. Это целесообразно сделать, например, если ошибка была допущена при его первоначальном оформлении (т.е. до выдачи работнику).

ШАГ 6. Оформляем журналы регистрации и учета

В настоящее время не обязательно оформлять журнал регистрации командировочных удостоверений (далее — журнал регистрации) и журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки (далее — журнал учета). Другими словами, наниматель самостоятельно решает, вести данные журналы (либо один из них) или нет. Такое решение следует отразить в локальном правовом акте организации. При этом следует назначить лицо, ответственное за ведение журнала. Это может быть заведующий канцелярией, секретарь, работник кадровой службы или другое должностное лицо, которое в силу своих должностных обязанностей осуществляет контроль за направлением работников в командировки.

На наш взгляд, ведение обоих журналов нецелесообразно, поскольку всю информацию о выбытии и прибытии из командировки, выдаче командировочного удостоверения и т.п. можно отразить в едином журнале. При разработке журнала в качестве примера можно воспользоваться ранее действовавшей формой журнала учета. Если в журнале предусматривается место проставления подписей командируемых работников, то лучше вести его в бумажном виде. Хранить такой журнал следует 3 года .

ШАГ 7. Заполняем табель использования рабочего времени

Табель использования рабочего времени в отношении командированного работника ведет наниматель по месту постоянной работы. Вместе с тем учет рабочего времени водителя имеет некоторые особенности. Например, когда в командировке в другой организации ему приходится работать по иному графику работ (сменности). В таком случае с места командировки предоставляется табель или иной подтверждающий документ, в котором должна быть отражена фактическая продолжительность рабочего времени водителя .

ШАГ 8. Проставляем отметку в командировочном удостоверении

Если работнику выдавалось командировочное удостоверение, то по прибытии в нем необходимо проставить отметку о прибытии работника. Такая отметка указывается по аналогии с отметкой о выбытии по правилам, установленным локальным правовым актом организации. Как правило, отметка заверяется подписью лица, ответственного за оформление, а также ее расшифровкой.

ШАГ 9. Получаем отчет о командировке

Отчет о командировке (отчет о выполнении задания) — это необязательный документ. Он составляется работником на усмотрение нанимателя . Таким образом, если в организации не принято решение об обязательном составлении отчета о командировке, то оформлять его не надо.

Свое решение о необходимости составления отчета следует определить в локальном правовом акте организации (например, в положении о служебных командировках). В том числе следует установить:

— срок представления отчета о выполнении задания;

— порядок оформления и саму форму отчета о выполнении задания. Отметим, что законодательство не предусматривает примерную или типовую форму подобного отчета.

Отчет о выполнении задания не нужно путать с авансовым отчетом. Авансовый отчет содержит сведения о расходах командированного работника. А отчет о выполнении задания содержит результаты проделанной работы. То есть, как правило, основой данного отчета служит задание на командировку, если оно выдавалось работнику.

В отчете о выполнении задания могут указываться, в частности:

— Ф.И.О. командированного работника;

— его должность служащего (профессия рабочего);

— место пребывания в командировке;

— основание (причина) командировки;

— информация о проделанной работе (результаты командировки).

ШАГ 10. Принимаем авансовый отчет

Работник, получивший аванс, обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет. Напомним, что остаток неизрасходованного аванса, выданного на командировку, работник должен возвратить в кассу организации. В противном случае задолженность подлежит удержанию из зарплаты .

Наниматель по желанию командированного работника обязан ознакомить его с порядком составления отчета о расходовании аванса .

Законодательство допускает различные способы представления авансового отчета. А именно :

— на бумажном носителе работником лично;

— посредством регистрируемого почтового отправления;

— с использованием автоматизированной подсистемы документационного обеспечения;

— посредством электронной почты.

Срок представления авансового отчета — не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия .

Вместе с авансовым отчетом в бухгалтерию представляются документы, подтверждающие произведенные расходы. Работник может передать их в бухгалтерию лично либо дослать посредством регистрируемого почтового отправления .

Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы (ст. 91 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)).

Нормативными правовыми актами, регулирующими вопросы направления работников в служебную командировку, являются:

В трудовом законодательстве существуют определенные ограничения, о которых следует помнить при направлении работников в командировки.

ЭТО ВАЖНО! Данная норма касается женщин с момента медицинского установления факта их беременности, удостоверенной соответствующей справкой, и до момента родов;

– работающих отцов, воспитывающих детей без матери (в связи с ее смертью, лишением родительских прав, длительным – более месяца – пребыванием в лечебном учреждении и другими причинами), а также опекунов (попечителей) детей в возрасте до 3 лет (ст. 271 ТК).

– женщин, имеющих детей в возрасте от 3 до 14 лет (детей-инвалидов – до 18 лет) (ст. 263 ТК);
– работающих отцов, воспитывающих детей без матери (в связи с ее смертью, лишением родительских прав, длительным – более месяца – пребыванием в лечебном учреждении и другими причинами), а также опекунов (попечителей) детей в возрасте от 3 до 14 лет (детей-инвалидов – до 18 лет) (ст. 271 ТК);
– работников-инвалидов (ст. 287 ТК);
– работников, если срок их командирования превышает 30 календарных дней.

В большинстве организаций отсутствуют единые требования к порядку оформления направления работников в служебные командировки.

В целях унификации и упорядочения документооборота при оформлении служебных командировок предлагаем разработать и утвердить положение о порядке направления в служебные командировки или иной локальный нормативный правовой акт.

Наличие такого документа упростит процедуру командирования, поможет снять многие организационные вопросы, а также снизит количество ошибок при оформлении служебных командировок.

Решение о направлении работника в командировку принимает наниматель или должностное лицо, которому это право делегировано.

Подписание локального нормативного правового акта должно быть основано производственной необходимостью. Таковой могут быть приглашение сторонней организации, докладная записка, план мероприятий и др.

Если руководитель поддерживает предложение о направлении работника в служебную командировку, то необходимо подготовить следующие документы:

В некоторых организациях подготовку задания на служебную командировку возлагают на кадровую службу или секретаря. Однако будет правильней, если задание подготовит непосредственный руководитель работника с его участием.

Задание на командировку является основным документом, подтверждающим, что направление работника в служебную командировку обусловлено производственной необходимостью. При этом оно должно носить конкретный характер и не содержать общих и нечетких формулировок.

Запомните: задание подписывает командированный работник и утверждает наниматель. Затем оно передается ответственному исполнителю для использования при оформлении приказа о направлении работника в служебную командировку и служебного удостоверения.

Задание на служебную командировку является своеобразным вопросником при оформлении отчета о результатах служебной командировки.

3) место принятия. Наименование места принятия должно соответствовать наименованию населенного пункта, в котором находится организация, направляющая в служебную командировку;

5) текст приказа, содержащий сведения о наименовании структурного подразделения, в котором работник числится (если таковое имеется), цель и сроки служебной командировки, место командирования работника с указанием страны, города, организации. Рекомендуем также указать источник финансирования служебной командировки.

Если приказ о направлении в служебную командировку распространяется на несколько различных служебных командировок, он делится на пункты и – при необходимости – подпункты;

6) основание издания приказа. Как правило, издание приказа о направлении в служебную командировку основывается на одном из перечисленных ниже документов:
– задании на служебную командировку;
– докладной записке о направлении работника в служебную командировку;
– решении вышестоящей организации или учредителей;
– приглашении сторонней организации;

ЭТО ВАЖНО! Все вышеперечисленные реквизиты, за исключением регистрационного номера, печатаются от левого края документа, как правило, на листе формата А4 без отступа.

– фамилию, имя и отчество работника;
– наименование структурного подразделения, в котором он работает, а также должность (профессию);
– место назначения и цель командировки;
– продолжительность командировки в календарных днях.

Командировочное удостоверение подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо. Подписанное удостоверение выдается командируемому работнику на руки. Если в командировку направляется несколько работников, то командировочное удостоверение оформляют на каждого работника индивидуально.

В командировочном удостоверении указывают время прибытия работника к месту назначения и время отъезда оттуда. Такие отметки заверяются подписью ответственного лица и печатью организации, в которую был направлен сотрудник. Первая отметка о выбытии работника заполняется в организации, его командирующей.

ЭТО ВАЖНО! По данным отметкам определяют фактическое время пребывания в служебной командировке и размер денежной компенсации.

В случае если работнику пришлось побывать в разных местах, то в каждом из них обязательно проставляется дата прибытия и выбытия. Работников, выбывающих в служебную командировку, регистрируют в специальных журналах по форме, установленной законодательством. Приказом нанимателя назначается работник, ответственный за ведение журнала регистрации.

По окончании служебной командировки работник обязан представить отчет о выполнении задания, который составляется в произвольной форме и должен содержать в т.ч. следующую информацию:

– фамилию, имя, отчество, должность командируемого;
– основание командирования;
– страну (место) пребывания;
– количество дней пребывания;
– конкретные сведения о проделанной в командировке работе;
– выводы и предложения по выполнению достигнутых договоренностей, сроки их реализации и другие необходимые сведения.

Приказ о направлении работника в командировку входит в пакет обязательных документов при отправке сотрудников в другую местность для исполнения трудовых функций. О значении и содержании этого приказа вы узнаете из нашего материала.

Приказ о направлении работника в командировку — основной командировочный документ

Для правильного оформления приказа о направлении работника в командировку, необходимо учесть требования трудового законодательства по этому вопросу (ст. 166 ТК РФ).

При направлении в командировку приказ оформляется, если сложились следующие обстоятельства:

поездка работника в другой населенный пункт или местность носит служебный характер;
работа вне постоянного рабочего места выполняется по распоряжению работодателя;
длительность служебной поездки определена;
для выполнения трудовых функций в командировку направляется 1 работник или группа;
командировка осуществляется по плану или носит внеплановый характер;
служебная поездка не является выполнением трудовых функций работником с разъездными особенностями работы.

Такой приказобычно оформляется в совокупности со служебным заданием и командировочным удостоверением.

С 2016 года эти документы не являются обязательными, но большинство компаний не отказались от них и используют для своей внутренней отчетности и контроля, закрепив их в качестве обязательных внутренних отчетных документов.

Как оформить распоряжение о командировке?

Чтобы документально оформить распоряжение руководителя о направлении работника в командировку, потребуется издать приказ.

Нет запрета и на использование самостоятельно разработанной формы этого командировочного распоряжения. При этом помимо обязательных реквизитов приказа (наименования компании, номера приказа и даты, подписей руководителя и работника) необходимо указать следующие важные нюансы:

персональные данные командируемого работника (ФИО, должность, табельный номер);
место командировки (наименование населенного пункта, адрес и наименование компании);
число дней пребывания (даты начала и окончания командировки);
цель командировки.

Приказ на командировку (образец) может выглядеть следующим образом:

Приказ (распоряжение) № 123 от 15.03.2016 г.

о направлении работника в командировку

С приказом ознакомлен: Семенов /Семенов П.А./ 15.03.2016 г.

Приказ на командировку директора – образец

На руководителя предприятия распространяются все нормы трудового законодательства. То есть, при направлении в служебную поездку и формлении соответствующего распоряжения следует соблюдать те же нормы, о которых шла речь выше.

Подписывает распорядительный документ он сам, и как директор, и как лицо, направляемое в командировку (если ознакомление под подпись практикуется на предприятии).

Образец приказа о командировке директорабудет выглядеть примерно так:

Приказ № 23 от 10.02.2017 г.

о направлении работника в командировку

Итоги

Приказ о направлении работника в командировку может быть составлен на унифицированном или разработанном в компании бланке.

Приведенный образец приказа о направлении в командировку содержит всю необходимую информацию: от персональных данных командированного работника до сроков командировки, включая подробный адрес и наименование компании, куда необходимо прибыть, а также цель служебной поездки.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Как оформить командировку в 2022 году

Еще в 2015 году в порядке оформления служебных поездок (командировок) произошли существенные изменения, выразившиеся в отмене обязанностей:

Принятие решения о командировании работника по-прежнему остается за его руководителем, который определяет место, цель и сроки поездки (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

По возвращении из командировки работник так же, как и прежде, должен составить авансовый отчет, приложив к нему все необходимые документы, подтверждающие его расходы в поездке. По датам документов на проезд будет установлена фактическая продолжительность пребывания в командировке (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Таким образом, в настоящее время порядок оформления командировок определяется составлением всего 2 обязательных документов:

распоряжения руководителя о поездке;
отчета работника о расходах по ней.

О том, по каким правилам оформляется этот отчет, читайте здесь.

Как правильно оплатить работнику дни в командировке, подробно разъяснено в КонсультантПлюс. Это только малая часть того, что вы узнаете, получив бесплатный пробный доступ к К+ и посмотрев Готовое решение.

Распоряжение о направлении работника в поездку

Распоряжение руководителя должно быть оформлено письменно (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749), и сделать это можно в виде любого документа, форма которого принята у работодателя. Обычно в таком случае издается приказ на командировку. До 2013 года он имел обязательную форму Т-9, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Поскольку форма Т-9 полностью отвечает всем требованиям, предъявляемым к документу, который необходимо оформить в качестве распоряжения о направлении в командировку, большинство работодателей продолжает использовать ее и сейчас. Также можно взять эту форму за образец приказа о направлении в командировку при самостоятельной его разработке. Форма Т-9 содержит следующие необходимые для заполнения поля:

название работодателя, командирующего работника, код его ОКПО;
номер и дата оформляемого документа;
Ф. И. О. работника, направляемого в поездку, его табельный номер, название подразделения, являющегося местом работы, занимаемая должность;
место, куда работник направляется в командировку: страна, название населенного пункта, наименование принимающей стороны;
количество дней поездки, ориентировочные даты ее начала и окончания;
цель, с которой оформляется командировка (она имеет значение для правильного отражения затрат по ней в бухгалтерском и налоговом учете работодателя, оплачивающего поездку).

Об учете затрат на командировки читайте в этом материале.

источник оплаты расходов по командировке — обычно им является сам работодатель, направляющий работника в поездку, но возможны случаи, когда командировка осуществляется в интересах третьего лица, которое будет нести расходы по ней; в этом случае у стороны, направившей работника в командировку, они будут учтены как перевыставляемые расходы;
основание командировки — это поле либо остается незаполненным (если решение о поездке принимает непосредственно работодатель), либо содержит ссылку на служебную записку (если инициатива об оформлении исходит от самого работника или его руководителей);
должность и подпись (с расшифровкой) руководителя работодателя или лица, которому он делегировал такое право;
подпись работника, направляемого в командировку, и дата его ознакомления с распоряжением.

Чтобы оформить приказ о направлении в командировку группы работников, можно воспользоваться утвержденной этим же постановлением Госкомстата формой Т-9а, в которой для каждого из работников есть возможность отдельно указать место, цель, сроки поездки и источник оплаты.

Приказ на командировку в 2022 году: образец для скачивания по форме Т-9

Образец приказа на командировку в 2022 году, оформленный на бланке формы Т-9, можно увидеть на нашем сайте.

Сведения об издаваемых распоряжениях по направлению в командировку учитывают в специальных журналах. Их наличие позволяет без труда получить необходимую информацию об имевшей когда-либо место командировке. Законодательно форма подобного регистра не установлена. Он может быть, например, таким:

Итоги

На текущий момент времени для направления работника в командировку достаточно оформить распоряжение руководителя. В качестве образца приказа о командировке работников можно использовать бланк унифицированной формы Т-9.

ШАГ 1. Подтверждаем необходимость командировки

ШАГ 2 Получаем согласие работника

— на срок более 30 календарных дней;

— женщин, имеющих детей в возрасте до 14 лет (детей-инвалидов — до 18 лет);

Согласие может быть выражено различными способами. Например:

— путем проставления записи о согласии в докладной записке;

Пример оформления строки в предложении для проставления отметки работника

— путем написания работником отдельного заявления, в котором он выразит свое согласие на командировку.

Пример формулировки заявления работника

ШАГ 3. Готовим задание на командировку

ШАГ 4. Издаем приказ о командировании

— Ф.И.О. командируемого работника;

— его должность служащего (профессия рабочего);

— структурное подразделение, в котором трудится работник;

— место, куда направляется работник.

После издания приказа наниматель должен ознакомить с ним работника под подпись.

ШАГ 5. Оформляем командировочное удостоверение

Ситуация из практики

ШАГ 6. Оформляем журналы регистрации и учета

ШАГ 7. Заполняем табель использования рабочего времени

ШАГ 8. Проставляем отметку в командировочном удостоверении

ШАГ 9. Получаем отчет о командировке

— срок представления отчета о выполнении задания;

В отчете о выполнении задания могут указываться, в частности:

— Ф.И.О. командированного работника;

— его должность служащего (профессия рабочего);

— место пребывания в командировке;

— основание (причина) командировки;

— информация о проделанной работе (результаты командировки).

ШАГ 10. Принимаем авансовый отчет

Законодательство допускает различные способы представления авансового отчета. А именно :

— на бумажном носителе работником лично;

— посредством регистрируемого почтового отправления;

— с использованием автоматизированной подсистемы документационного обеспечения;

— посредством электронной почты.

Читайте также: