Компенсация за разъездной характер работы водителям

Добавил пользователь Владимир З.
Обновлено: 19.09.2024

В организации есть водители-экспедиторы, они работают на автотранспорте, который принадлежит организации. Им руководство собирается назначить ежемесячную компенсацию за разъездной характер работы в размере от 800 до 1000 руб. Какие документы необходимо составить в организации, чтобы компенсация не облагалась НДФЛ и страховыми взносами?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Компенсации выплачиваются для возмещения затрат, произведенных работником в связи с исполнением трудовых обязанностей. В результате выплаты компенсаций работник не получает экономической выгоды, так как ему возмещаются уже понесенные им в интересах работодателя затраты. Компенсации, в отличие от заработной платы, выплачиваются не за сам труд, а для возмещения затрат, произведенных работником в связи с исполнением трудовых обязанностей. Поэтому компенсационные выплаты оплатой труда не являются.

Такие компенсационные выплаты, установленные организацией в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. При этом затраты должны быть документально подтверждены, иначе они не могут признаваться компенсационными (а являются доплатой к заработной плате) и подлежат обложению страховыми взносами и НДФЛ.

Если же организация устанавливает ежемесячную компенсацию, не возмещающую понесенные работниками затраты, такая компенсация носит характер надбавки, доплаты к заработной плате, то есть является составной частью заработной платы (ст. 129 ТК РФ) и облагается НДФЛ и страховыми взносами.

Кроме того, могут быть установлены дополнительные выплаты, связанные с проживанием работников с разъездным характером работы вне места постоянного жительства (суточные), но их выплата осуществляется в зависимости от нахождения работника в служебных поездках.

Обоснование вывода:

ТК РФ не содержит понятия разъездного характера работы и не указывает на конкретные трудовые обязанности, при исполнении которых работа может считаться разъездной (смотрите письмо Минфина России от 20.01.2014 N 03-11-06/2/1482). Стороны трудового договора самостоятельно, в зависимости от конкретных условий выполнения работы определяют, относится ли та или иная работа к разъездной (письмо ФНС России от 06.08.2010 N ШС-37-3/8488).

Согласно ст. 57 ТК РФ условие о разъездном характере работы относится к числу обязательных условий трудового договора. Как следует из вопроса, характер работы в рассматриваемом случае предполагает выполнение работниками своей трудовой функции в различных местах, что отражено в трудовых договорах с работниками.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (в соответствии с ч. 1 ст. 166 ТК РФ). На такие поездки не распространяется Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, так как рассматриваемые служебные поездки не признаются командировками (смотрите письма Минфина России от 24.02.2021 N 03-04-06/12696, от 08.12.2020 N 03-04-06/107247, от 12.11.2020 N 03-04-06/98639, от 15.02.2017 N 03-04-06/8562). Во время служебной поездки работника, то есть выполнения им трудовой функции, ему начисляется заработная плата в обычном размере.

Согласно ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы, перечень которых является открытым, поскольку позволяет возместить расходы в связи со служебными поездками, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя. Так, работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Как видим, ст. 168.1 ТК РФ устанавливает два вида выплат:

возмещение расходов, которые возможно подтвердить документально (проезд, проживание, иные расходы),

и выплаты в возмещение допрасходов, которые работник несет в связи с проживанием вне дома, которые документально подтвердить можно не всегда, но которые зависят от количества дней, проведенных в разъездах, на наш взгляд, это суточные.

Так, из положений ст. 168.1 ТК РФ следует, что выплата суточных производится при проживании работника в связи с выполнением работ вне места постоянного жительства. Если работник ежедневно возвращается домой, то работодатель не обязан производить выплату указанных сумм.

По нашему мнению, документальным подтверждением факта выплаты суточных могут служить следующие документы:

коллективный договор (соглашение), локальные нормативные акты, в которых определен перечень должностей и категорий работников, чья работа носит разъездной характер;

трудовые договоры, определяющие размеры и порядок возмещения расходов, понесенных работниками в связи со служебными поездками;

приказы о направлении в служебные поездки;

проездные документы, отчеты о выполненной работе, маршрутные листы, путевые листы, авансовые отчеты и т.п. Смотрите Вопрос: Кадровый документооборот при разъездном характере работ (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, август 2020 г.).

Кроме того, компенсационные выплаты, входящие в состав заработной платы, необходимо отличать от компенсаций (Энциклопедия решений. Компенсационные выплаты, входящие в состав заработной платы).

Компенсации - это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами (часть вторая ст. 164 ТК РФ). Так, если надбавки и доплаты компенсационного характера возмещают повышенные затраты труда, то компенсации возмещают денежные затраты работника, произведенные в интересах работодателя, например, расходы, понесенные в связи со служебной командировкой, при переезде на работу в другую местность, при использовании личного имущества работника.

При этом в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре должны быть установлены размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников.

НДФЛ. Общие положения при разъездном характере работы

Согласно п. 1 ст. 210 НК РФ все доходы, полученные физическим лицом как в денежной, так и натуральной форме или право на распоряжение которыми у него возникло, облагаются налогом на доходы физических лиц.

В соответствии со ст. 41 НК РФ доходом физического лица признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая для физических лиц в соответствии с главой 23 НК РФ.

Возмещение расходов при разъездном характере работы является компенсационной выплатой, связанной с исполнением трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ), и не подлежит налогообложению НДФЛ на основании п. 1 ст. 217 НК РФ.
При этом при отсутствии документов, подтверждающих расходы сотрудников, теряется компенсационный характер данных выплат, и указанные доходы подлежат обложению НДФЛ в установленном порядке (смотрите письма Минфина России от 24.02.2021 N 03-04-06/12696, от 08.12.2020 N 03-04-06/107247, от 12.11.2020 N 03-04-06/98639 и др.).

Если с целью компенсации расходов, связанных с разъездным характером работы, работникам установлены надбавки (доплаты) к заработной плате, то такие доплаты не являются компенсационными выплатами, на них не распространяется действие п. 1 ст. 217 НК РФ, и они подлежат обложению НДФЛ (письма Минфина России от 26.03.2012 N 03-04-06/9-76, от 17.07.2007 N 03-04-06-01/248, от 03.10.2007 N 03-04-06-02/196).

Если работники не возвращаются ежедневно к месту проживания, то в коллективным договоре, соглашении, локальном нормативном акте (например, в положении о разъездном характере работы, положении об оплате труда и пр.) или трудовом договоре планируемую ежемесячную выплату целесообразно определить как компенсацию за разъездной характер работы, рассчитываемую в зависимости от количества дней, проведенных работником в разъездах в течение месяца (смотрите п. 4 Обзора практики рассмотрения судами дел, связанных с применением главы 23 Налогового кодекса Российской Федерации (утвержден Президиумом ВС РФ от 21.10.2015)).

Как следовало из материалов дела (п. 4 Обзора практики рассмотрения судами дел, связанных с применением главы 23 Налогового кодекса Российской Федерации (утвержден Президиумом ВС РФ от 21.10.2015)), спорная надбавка выплачивалась организацией в соответствии со статьей 168.1 ТК РФ, в силу которой работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы.

Доплаты за разъездной характер работы рассчитывались в организации по нормативам, установленным в положении об оплате труда в зависимости от количества дней, проведенных работником в разъездах в течение месяца.

При таких обстоятельствах суд пришел к выводу, что спорные выплаты по своему характеру являлись компенсационными и не подлежали налогообложению на основании п. 3 ст. 217 НК РФ (в настоящее время это п. 1 ст. 217 НК РФ), несмотря на то, что именовались организацией надбавками к окладу и ошибочно классифицировались в положении об оплате труда в качестве составной части системы оплаты труда.

Страховые взносы. Общие положения при разъездном характере работы

Перечень сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами для плательщиков, осуществляющих выплаты в пользу физических лиц, установлен ст. 422 НК РФ и является исчерпывающим.

Согласно подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не облагаются страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с выполнением физическим лицом своих трудовых обязанностей (за некоторыми исключениями).

Таким образом, компенсационные выплаты, связанные с разъездным характером работы, не облагаются страховыми взносами, поскольку они связаны с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

При этом такие затраты должны быть документально подтверждены, в противном случае они не могут признаваться компенсационными и, следовательно, подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке (письма Минфина России от 24.02.2021 N 03-04-06/12696, от 08.12.2020 N 03-04-06/107247, от 12.11.2020 N 03-04-06/98639 и др.).

В то же время надбавка к заработной плате за разъездной характер работы не является компенсационной выплатой, а представляет собой доплату за особые условия труда, а потому является объектом обложения страховыми взносами, НДФЛ. Если организация выплачивает работнику надбавку (доплату) за разъездной характер работы, то соответствующее условие также должно быть предусмотрено коллективным договором, соглашением, трудовыми договорами, локальными нормативными актами организации.

Обобщим сказанное применительно к ситуации

При этом суточные, выданные в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ сотруднику организации, работа которого имеет разъездной характер, в связи со служебными поездками вне места его постоянного жительства, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в размере, установленном локальным актом организации (письма Минфина России от 20.09.2018 N 03-15-06/67364, от 08.12.2020 N 03-04-06/107247).

В отношении суточных в письме Минфина России от 24.02.2021 N 03-04-06/12696 сказано, что с учетом того, что согласно ст. 164 ТК РФ компенсации представляют собой денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, при разработке и установлении организацией размеров суточных работникам, работа которых носит разъездной характер, учитывается оценка соответствующих затрат, а также наличие иных гарантий таким работникам. Смотрите также Вопрос: Какими документами должны подтверждаться суточные для налогового учета при разъездном характере работы, если первичные документы (чеки) по израсходованным суточным не требуются (НДФЛ и страховыми взносами не облагаются)? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, август 2019 г.).

Из сказанного, на наш взгляд, следует, что дополнительные расходы, связанные с проживанием работников с разъездным характером работы вне места постоянного жительства (суточные), могут быть установлены в определенном размере, но их выплата осуществляется в зависимости от нахождения работника в служебных поездках.

Документы, подтверждающие компенсацию работнику фактически произведенных им расходов по разъездам (смотрите также: Вопрос: Документальное подтверждение расходов на компенсации, связанные с разъездным характером работы (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, март 2021 г.)):

1) трудовой договор (с указанием на разъездной характер работы, порядком возмещения затрат работника, связанных с выполнением его служебных обязанностей);

2) локальный нормативный акт (приказ, распоряжение, положение о разъездном характере работ или иной документ) или коллективный договор, в котором определяется:

перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер,

размеры и порядок возмещения работникам расходов, связанных со служебными поездками, в том числе размер и сроки возмещения расходов по каждой должности,

порядок представления авансовых отчетов и подтверждающих расходы документов;

3) документы, подтверждающие факт служебной поездки (маршрутный лист, разъездная ведомость, журнал учета поездок и т.д.);

4) билеты, документы, подтверждающие произведенные расходы;

5) если обсуждаемая компенсация будет установлена в зависимости от дней, проведенных в разъездах (при условии, что работники не возвращаются ежедневно к месту жительства), нужен расчет такой выплаты, составляемый по итогам месяца.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:

- Энциклопедия решений. Учет выплат при разъездном характере работы;

- Энциклопедия решений. НДФЛ с сумм возмещения расходов при разъездном характере работы;

- Энциклопедия решений. Компенсационные выплаты, входящие в состав заработной платы;

- Комментарий к письму Минфина России от 08.12.2020 N 03-04-06/107247 "О страховых взносах и НДФЛ при выплате суточных и компенсации расходов, связанных со служебными поездками сотрудников с разъездным характером работы" (М.А. Липина, журнал "Строительство: акты и комментарии для бухгалтера", N 1, январь 2021 г.);

- Вопрос: Может ли работодатель выплачивать при разъездном характере работы компенсацию за питание, а суточные не платить? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июль 2021 г.).

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член ассоциации "Содружество" Мельникова Елена

3 ноября 2021 г.

Если работодателем для возмещения расходов, понесенных работниками при разъездных поездках, предусмотрены компенсационные выплаты, то как следует их оформлять и отражать в учете, а также будут ли облагаться такие надбавки НДФЛ и страховыми взносами? Объясняют эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Елена Мельникова и Ольга Шпилевая.

Работодатель с целью компенсации расходов, связанных с разъездным характером работы водителей, производит выплату фиксированных надбавок. Как может быть оформлена данная выплата? Каков порядок отражения данной компенсационной выплаты в бухгалтерском учете организации? Следует ли облагать её страховыми взносами, взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний и НДФЛ?

Статья 129 Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ) устанавливает, что заработная плата (оплата труда работника) - вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты).

Надбавка к заработной плате может быть установлена коллективным договором, соглашением, трудовыми договорами, локальными нормативными актами организации. Такая надбавка входит в систему оплаты труда и является составной частью заработной платы.

Согласно ст. 164 ТК РФ компенсации - денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей.

В соответствии со ст. 168.1 ТК РФ работникам, работа которых имеет разъездной характер, работодатель возмещает в том числе связанные со служебными поездками расходы по проезду, а также иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя. При этом размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором. В соответствии со ст. 57 ТК РФ условие о разъездном характере работы относится к числу обязательных условий трудового договора.

Таким образом, работодатель с целью компенсации расходов, связанных с разъездным характером работы, может предусмотреть для своих работников выплаты в форме:

- надбавок (доплат) к заработной плате, которые являются элементами оплаты труда (ст. 129 ТК РФ);

- компенсаций по возмещению расходов, связанных с исполнением трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ).

В постановлении Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 25.01.2012 N 12АП-10268/11 судьи пришли к выводу, что доплата за разъездной характер работы, по своей сути, является элементом оплаты труда, получаемой в рамках трудовых отношений между работником и работодателем. Поэтому данная доплата подлежит включению в расчётную базу для начисления страховых взносов. Аналогичная точка зрения нашла отражение в письме Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 N 1343-19.

Соответственно, указанные суммы также облагаются и страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

На такие доплаты также не распространяется действие п. 3 ст. 217 НК РФ. Значит, они подлежат включению в налоговую базу по НДФЛ (письма Минфина РФ от 07.06.2011 N 03-04-06/6-131, от 17.07.2007 N 03-04-06-01/248, от 03.10.2007 N 03-04-06-02/196).

Иными словами, контролирующие органы не рассматривают выплату фиксированных надбавок за разъездной (подвижной) характер труда в качестве компенсационных, указывая, что ни ТК РФ, ни иные нормативные правовые акты РФ не рассматривают оплату труда в части превышения тарифных ставок (окладов) в качестве компенсационной выплаты. Поэтому надбавки к заработной плате работников за разъездной (подвижной) характер работы, установленные коллективным или трудовыми договорами, не могут рассматриваться в качестве компенсаций в смысле ст. 164 ТК РФ. Они повышают размер оплаты труда работников, работа которых носит подвижной и разъездной характер. Соответственно, нормы п. 3 ст. 217 НК РФ на такие доплаты не распространяются и они подлежат обложению НДФЛ в общеустановленном порядке (письмо Минфина России от 26.03.2012 N 03-04-06/9-76).

В то же время в отношении выплат, связанных с разъездным характером труда (прямо поименованных в ст. 168.1), они отмечают, что в соответствии со ст. 166 ТК РФ служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Поэтому если работа физических лиц по занимаемой должности носит разъездной характер и это отражено в коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками таких категорий работников, не подлежат обложению НДФЛ в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором. Положения последнего абзаца п. 3 ст. 217 НК РФ об освобождении от налогообложения в пределах 700 рублей сумм суточных в отношении компенсаций, выплачиваемых в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ, не применяются (письма Минфина России от 07.06.2011 N 03-04-06/6-131, от 19.07.2010 N 03-04-06/6-154, от 04.09.2009 N 03-04-06-01/230).

Учитывая изложенное, полагаем, что выплата фиксированных надбавок к зарплате, предусмотренных договором с работником, является элементом оплаты труда и подлежит обложению НДФЛ и включению в базу для начисления страховых взносов в общеустановленном порядке.

В то же время, если организация будет возмещать работнику понесенные расходы за разъездной (подвижной характер) труда (в том числе суточные), оформив соответствующие документы, подтверждающие, что работа сотрудников имела место вне постоянного места жительства, полагаем, что в этом случае выплаты, в том числе и в виде суточных, установленных в процентах от должностного оклада, можно признать компенсационными и организация вправе воспользоваться вышеуказанной льготой при исчислении НДФЛ и страховых взносов.

Так, например, в постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 05.08.2011 N Ф01-3067/11 по делу N А31-4556/2010 суд поддержал налогоплательщика, который установил нормы возмещения расходов работникам, имеющим разъездной характер работы (водителям и экспедиторам была предусмотрена оплата ночных в пути (без предъявления документов) в фиксированном размере 600 рублей). При этом факты выплаты работникам данной суммы за нахождение в пути ночью, участие работников в служебных поездках и их надлежащее документальное оформление были подтверждены приказами о направлении работников в служебные поездки, командировочными удостоверениями, отчетами о выполненных заданиях, документами, подтверждающими понесенные работниками расходы (смотрите также постановление ФАС Московского округа от 12.03.2012 N Ф05-1110/12 по делу N А40-47608/2011).

Мы полагаем, что если документально подтвержден факт нахождения работника "в разъезде", то суточные, установленные в фиксированном размере, будут носить характер компенсационной выплаты. При этом еще раз обращаем внимание на формулировку самой нормы ст. 168.1 ТК РФ - дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие), то есть должен быть подтвержден именно факт проживания сотрудника вне места постоянного жительства.

Аналогично, по нашему мнению, решается и вопрос с налогообложением компенсационных выплат при работе "в пути". Так, из ряда писем финансового ведомства (смотрите, например, письма Минфина России от 19.07.2010 N 03-04-06/6-154, от 04.09.2009 N 03-04-06-01/230) косвенно следует подобный вывод. В своих разъяснениях работники Минфина отмечают, что если работа физических лиц по занимаемой должности осуществляется в пути, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками таких работников, производимые в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором, не подлежат обложению НДФЛ по п. 3 ст. 217 НК РФ.

Бухгалтерский учет

Компенсационные выплаты для возмещения расходов, понесенных работниками при разъездных поездках

На основании Инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, для обобщения информации о всех видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами, предназначен счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы, предназначен счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Но при этом мы полагаем, что если организация не выдает денежные средства под отчет, а компенсирует понесенные сотрудником расходы, использование счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" является некорректным.

Таким образом, полагаем, что в учете организации в данной ситуации будут сделаны следующие записи:

Дебет 20 (26, 44) Кредит 73

- приняты к учету расходы в виде компенсации стоимости понесенных затрат после подтверждения их служебного характера;

Дебет 73 Кредит 50

- выплачена компенсация сотруднику.

Доплата (надбавка) за разъездной характер работы

В соответствии со ст.ст. 8, 9, 57, 129, 132, 135 ТК РФ для сотрудников, работа которых связана с разъездами, коллективным договором, соглашением, трудовыми договорами, локальными нормативными актами организации может быть установлена доплата (надбавка) к заработной плате.

Согласно ст. 129 ТК РФ доплаты и надбавки, в том числе и компенсационного характера за особые условия труда, рассматриваются как составная часть заработной платы.

Дебет 20 (26, 44) Кредит 70

- начислена работнику заработная плата с надбавкой;

Дебет 70 Кредит 68

- удержан НДФЛ с заработной платы;

Дебет 20 (26, 44) Кредит 69

- начислены страховые взносы;

Дебет 70 Кредит 50

- выплачена надбавка работнику.

По нашему мнению, такое разграничение выплат в учете позволит работодателю разделить выплаты на облагаемые НДФЛ и страховыми взносами и на выплаты, освобождаемые от обложения.

С текстами документов, упомянутых в ответе экспертов, можно ознакомиться в справочной правовой системе ГАРАНТ.

Чем разъездная работа отличается от командировки

Разъездной характер работы подразумевает регулярные служебные поездки в пределах обслуживаемой местности. Обычно у персонала с разъездным характером работы нет стационарного рабочего места. Выезжая в служебные поездки, такие сотрудники несут определенные расходы, которые им компенсирует работодатель.

Например: курьер доставляет заказы по территории Москвы и МО. Ежедневно он перемещается по обслуживаемой территории, а работодатель компенсирует ему транспортные расходы.

В отличие от командировки разъездной характер работы:

Если сотрудник с разъездным характером работы направляется в другую местность, отличную от территории обслуживания, то такую поездку нужно оформить, как командировку.

Например: менеджер по продажам — разъездной работник, он обслуживает территорию Москвы и МО. Руководство направляет его в Санкт-Петербург на два дня. Эта поездка будет являться командировкой.

Как оформить разъездной характер работы

Работодатель должен определить, в отношении каких профессий или должностей нужно утвердить разъездной характер работ.

Сведения об установлении разъездного характера работ нужно отразить в действующих локальных актах организации (например: ПВТР, коллективном договоре) и трудовых договорах.

Пример формулировки пункта трудового договора:

Перечень должностей и прочие условия разъездного характера работ можно зафиксировать приказом руководителя или прописать в отдельном положении.

В положение о разъездном характере работ обычно включают:

перечень должностей;
формы первичных документов по служебным поездкам (например: маршрутный лист, служебное задание, путевой лист);
порядок выдачи и приема этих документов;
размер и порядок возмещения расходов.

Фиксация условий разъездной работы в отдельном положении предпочтительней для работодателя, так как если ситуация на предприятии изменится, то откорректировать положение будет проще, чем вносить правки в несколько разных локальных актов. Особенно сложно изменять условия коллективного договора. Ведь придется проводить коллективные переговоры, а после регистрировать изменения в местном органе по труду.

Важно: не забудьте, что сотрудников нужно ознакомить под роспись с локальными актами предприятия, которые связаны с их трудовой функцией.

Если характер работы сотрудника поменялся со стационарного на разъездной — перезаключать трудовой договор не нужно. Достаточно зафиксировать изменения в дополнительном соглашении.

Надбавки и компенсации

Работодатель обязан компенсировать разъездному работнику:

транспортные расходы;
затраты на временное проживание, если сотрудник в разъездах не имеет возможности ежедневно возвращаться к месту жительства (например: аренда жилья, гостиниц, суточные);
другие расходы, которые сотрудник согласовал с работодателем (например: услуги платной парковки).

Также работодатель вправе по собственной инициативе установить надбавку за разъездной характер работ. Это может быть процент от оклада или фиксированная сумма.

Пример формулировки пункта трудового договора:

Важно: надбавка не может заменить компенсацию расходов. Надбавку разъездному работнику можно не назначать, а вот возместить расходы — прямая обязанность работодателя, предусмотренная трудовым законодательством (ст. 168.1 ТК РФ).

Хотя, в некоторых случаях надбавка тоже может быть обязательной.

Например: требование об обязательной надбавке содержится в Отраслевом соглашении по дорожному хозяйству РФ на 2020-2022 годы и распространяется на персонал дорожных организаций.

Налогообложение и страховые взносы

Если трудовая функция сотрудника связана с постоянными разъездами, и это отражено в трудовом договоре и локальных актах предприятия, то суммы компенсаций не облагаются налогом на доходы и страховыми взносами.

Однако расходы сотрудника должны быть документально подтверждены. Если документы отсутствуют, теряется компенсационный характер выплат. То есть сотрудник получает доход, который облагается налогами и взносами в установленном порядке.

Важно: по мнению Минфина суточные для разъездных работников не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в размере, установленном локальными актами организации (письмо от 24.02.2021 № 03-04-06/12696).

То есть, если при командировках суточные освобождаются от НДФЛ только в пределах норматива, то суточные при разъездной работе освобождены от обложения НДФЛ в полном размере.

В свою очередь надбавка является составной частью заработной платы. Поэтому она облагается НДФЛ и страховыми взносами.

Есть отдельные категории сотрудников, постоянная работа которых имеет разъездной характер или осуществляется в пути. Согласно нормам Трудового кодекса, работодатель обязан возмещать им расходы, связанные со служебными поездками. комментируемом письме указано, что суммы компенсаций работникам, чья постоянная работа имеет разъездной характер, не облагаются НДФЛ в пределах сумм, установленных коллективным договором или локальными нормативными актами. Такие затраты можно учесть и в целях налогообложения прибыли. (ПИСЬМО МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ РФ от 25.10.13 № 03-04-06/45182)

Разъездной характер работы: правовое регулирование

Суды не раз отмечали, что это работа, которая предполагает постоянные служебные поездки. То есть сотрудник выполняет работу вне офиса. К данному выводу пришел, например, ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 06.12.04 № А26-8850/03-21. Так, разъездной признается работа водителя или курьера.

Для некоторых отраслей, например для строительства, определение разъездного характера работы закреплено в отраслевых соглашениях.

В Федеральном отраслевом соглашении* дано следующее определение: разъездной характер работ в строительстве предусматривает выполнение их на объектах, расположенных на значительном расстоянии от места размещения организации, в связи с чем работники осуществляют поездки в нерабочее время от местонахождения работодателя (пункта сбора) до места работы на объекте и обратно.

* Федеральное отраслевое соглашение по строительству и промышленности строительных материалов Российской Федерации на 2011-2013 годы.

Обращаем внимание, что не следует путать разъездной характер работы со служебными командировками - поездками работника по распоряжению работодателя на конкретный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

В статье 166 ТК РФ прямо сказано, что служебные поездки лиц, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Таким образом, разъездной характер работы подразумевает выполнение должностных обязанностей вне офиса. Более четкой формулировки законодательство не содержит. Организация самостоятельно (с учетом специфики деятельности) устанавливает перечень сотрудников, чья работа носит разъездной характер.

В том случае, если работодатель затрудняется с ответом на вопрос, является ли деятельность сотрудников, занимающих определенные должности, работой, имеющей разъездной характер, специалисты главного финансового ведомства рекомендуют обращаться с запросом в Министерство труда и социальной защиты РФ.

Гарантии и компенсации при разъездах

Для персонала с разъездным характером работы Трудовой кодекс предусматривает ряд дополнительных гарантий и компенсаций.

Так, если работа носит разъездной характер, то на основании трудового договора, локального нормативного акта может выплачиваться надбавка.

При установлении размера такой надбавки необходимо руководствоваться:

Положением о выплате надбавок, связанных с подвижным и разъездным характером работ в строительстве (утв. постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ЦСПС от 01.06.89 № 169/10-87);
Перечнем профессий, должностей и категорий работников речного, автомобильного транспорта и автомобильных дорог, которым выплачиваются надбавки в связи с постоянной работой в пути, разъездным характером работ, а также при служебных поездках в пределах обслуживаемых ими участков (утв. постановлением Совмина РСФСР от 12.12.78 № 579);
отраслевыми соглашениями.

Кроме того, в соответствии со статьей 168.1 ТК РФ работодатель обязан возмещать таким работникам следующие расходы:

на проезд и проживание во время служебной поездки;
суточные;
иные расходы, которые связаны с разъездным характером работы.

Перечень расходов и суммы, которые организация готова компенсировать сотрудникам за разъездной характер работы, надо прописать в локальном нормативном акте, коллективном или трудовых договорах.

Документальное оформление

Рассмотрим, какие документы требуется оформить работодателю, для того чтобы выплата компенсаций тем лицам, чья работа носит разъездной характер, были признаны обоснованными.

1. Трудовой договор. В соответствии со статьей 57 ТК РФ условие о разъездном характере работы должно быть указано в трудовом договоре. Кроме того, разъездной характер работы также нужно закрепить в должностной инструкции работника.

2. Положение о разъездном характере работы. Согласно статье 168.1 ТК РФ, перечень профессий, должностей с разъездным характером работы устанавливается коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, такими как Положение о разъездном характере работы. В нем приводится перечень работ, профессий и должностей разъездного характера, регламентируются порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными поездками, а также порядок оформления поездок и формы документов. Положение утверждается и вводится в действие приказом работодателя.

3. Должностные инструкции. В должностных инструкциях тех специалистов, которым организация компенсирует расходы, связанные со служебными поездками, необходимо указать, что их постоянная работа носит разъездной характер. И в этом случае оплата проезда, проживания и суточных будет считаться обоснованным расходом.

4. Документы, подтверждающие расходы. Стоимость проезда и проживания должна подтверждаться билетами на транспорт и счетами гостиниц. Суточные выдаются за каждый день служебной поездки, поэтому следует составить приказ, прописав в нем, сколько дней продлится служебная поездка.

НДФЛ: порядок налогообложения компенсации расходов

В соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды компенсационных выплат, установленных законодательством, которые связаны с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей. В данную категорию необлагаемых выплат попадают и суммы возмещения расходов персоналу с разъездным характером работы.

Как отмечалось выше, статья 168.1 ТК РФ содержит перечень затрат, которые работодатель обязан компенсировать работнику. Напомним, что в коллективном или трудовом договоре, ином локальном нормативном акте работодатель устанавливает конкретный перечень возмещаемых расходов, а также суммы возмещения.

Таким образом, как сообщает главное финансовое ведомство в комментируемом письме, выплаты, направленные на возмещение расходов, связанных со служебными поездками сотрудников, чья работа носит разъездной характер, не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в размерах, установленных соглашениями, трудовым или коллективным договором либо иными локальными актами организации.

Налог на прибыль: возможность признания в расходах сумм возмещения затрат

На вопрос о возможности признания в расходах, учитываемых для целей налогообложения прибыли, сумм возмещения затрат, связанных со служебными поездками, Минфин России дает положительный ответ. И опять же указывает на то, что в расходах могут быть учтены только компенсации, предусмотренные соглашениями или локальными нормативными актами.

Суммы компенсаций, по мнению чиновников главного финансового ведомства, подлежат включению в состав прочих расходов на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

В организации есть водители-экспедиторы, они работают на автотранспорте, который принадлежит организации. Им руководство собирается назначить ежемесячную компенсацию за разъездной характер работы в размере от 800 до 1000 руб.
Какие документы необходимо составить в организации, чтобы компенсация не облагалась НДФЛ и страховыми взносами?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Компенсации выплачиваются для возмещения затрат, произведенных работником в связи с исполнением трудовых обязанностей. В результате выплаты компенсаций работник не получает экономической выгоды, так как ему возмещаются уже понесенные им в интересах работодателя затраты. Компенсации, в отличие от заработной платы, выплачиваются не за сам труд, а для возмещения затрат, произведенных работником в связи с исполнением трудовых обязанностей. Поэтому компенсационные выплаты оплатой труда не являются.
Такие компенсационные выплаты, установленные организацией в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. При этом затраты должны быть документально подтверждены, иначе они не могут признаваться компенсационными (а являются доплатой к заработной плате) и подлежат обложению страховыми взносами и НДФЛ.
Если же организация устанавливает ежемесячную компенсацию, не возмещающую понесенные работниками затраты, такая компенсация носит характер надбавки, доплаты к заработной плате, то есть является составной частью заработной платы (ст. 129 ТК РФ) и облагается НДФЛ и страховыми взносами.
Кроме того, могут быть установлены дополнительные выплаты, связанные с проживанием работников с разъездным характером работы вне места постоянного жительства (суточные), но их выплата осуществляется в зависимости от нахождения работника в служебных поездках.

Обоснование вывода:
ТК РФ не содержит понятия разъездного характера работы и не указывает на конкретные трудовые обязанности, при исполнении которых работа может считаться разъездной (смотрите письмо Минфина России от 20.01.2014 N 03-11-06/2/1482). Стороны трудового договора самостоятельно, в зависимости от конкретных условий выполнения работы определяют, относится ли та или иная работа к разъездной (письмо ФНС России от 06.08.2010 N ШС-37-3/8488).
Согласно ст. 57 ТК РФ условие о разъездном характере работы относится к числу обязательных условий трудового договора. Как следует из вопроса, характер работы в рассматриваемом случае предполагает выполнение работниками своей трудовой функции в различных местах, что отражено в трудовых договорах с работниками.
Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (в соответствии с ч. 1 ст. 166 ТК РФ). На такие поездки не распространяется Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, так как рассматриваемые служебные поездки не признаются командировками (смотрите письма Минфина России от 24.02.2021 N 03-04-06/12696, от 08.12.2020 N 03-04-06/107247, от 12.11.2020 N 03-04-06/98639, от 15.02.2017 N 03-04-06/8562). Во время служебной поездки работника, то есть выполнения им трудовой функции, ему начисляется заработная плата в обычном размере.
Согласно ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы, перечень которых является открытым, поскольку позволяет возместить расходы в связи со служебными поездками, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя. Так, работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
- иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Как видим, ст. 168.1 ТК РФ устанавливает два вида выплат:
- возмещение расходов, которые возможно подтвердить документально (проезд, проживание, иные расходы),
- и выплаты в возмещение допрасходов, которые работник несет в связи с проживанием вне дома, которые документально подтвердить можно не всегда, но которые зависят от количества дней, проведенных в разъездах, на наш взгляд, это суточные.
Так, из положений ст. 168.1 ТК РФ следует, что выплата суточных производится при проживании работника в связи с выполнением работ вне места постоянного жительства. Если работник ежедневно возвращается домой, то работодатель не обязан производить выплату указанных сумм.
По нашему мнению, документальным подтверждением факта выплаты суточных могут служить следующие документы:
- коллективный договор (соглашение), локальные нормативные акты, в которых определен перечень должностей и категорий работников, чья работа носит разъездной характер;
- трудовые договоры, определяющие размеры и порядок возмещения расходов, понесенных работниками в связи со служебными поездками;
- приказы о направлении в служебные поездки;
- проездные документы, отчеты о выполненной работе, маршрутные листы, путевые листы, авансовые отчеты и т.п. Смотрите Вопрос: Кадровый документооборот при разъездном характере работ (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, август 2020 г.).
Кроме того, компенсационные выплаты, входящие в состав заработной платы, необходимо отличать от компенсаций (Энциклопедия решений. Компенсационные выплаты, входящие в состав заработной платы).
Компенсации - это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами (часть вторая ст. 164 ТК РФ). Так, если надбавки и доплаты компенсационного характера возмещают повышенные затраты труда, то компенсации возмещают денежные затраты работника, произведенные в интересах работодателя, например, расходы, понесенные в связи со служебной командировкой, при переезде на работу в другую местность, при использовании личного имущества работника.
При этом в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре должны быть установлены размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников.

НДФЛ. Общие положения при разъездном характере работы

Страховые взносы. Общие положения при разъездном характере работы

Для организаций и индивидуальных предпринимателей объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования (п. 1 ст. 420 НК РФ).
Перечень сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами для плательщиков, осуществляющих выплаты в пользу физических лиц, установлен ст. 422 НК РФ и является исчерпывающим.
Согласно подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не облагаются страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с выполнением физическим лицом своих трудовых обязанностей (за некоторыми исключениями).
Таким образом, компенсационные выплаты, связанные с разъездным характером работы, не облагаются страховыми взносами, поскольку они связаны с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.
При этом такие затраты должны быть документально подтверждены, в противном случае они не могут признаваться компенсационными и, следовательно, подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке (письма Минфина России от 24.02.2021 N 03-04-06/12696, от 08.12.2020 N 03-04-06/107247, от 12.11.2020 N 03-04-06/98639 и др.).
В то же время надбавка к заработной плате за разъездной характер работы не является компенсационной выплатой, а представляет собой доплату за особые условия труда, а потому является объектом обложения страховыми взносами, НДФЛ. Если организация выплачивает работнику надбавку (доплату) за разъездной характер работы, то соответствующее условие также должно быть предусмотрено коллективным договором, соглашением, трудовыми договорами, локальными нормативными актами организации.

Обобщим сказанное применительно к ситуации

Как уже сказано выше, если в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре с работником установлено, что его работа по занимаемой должности носит разъездной характер, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов работника, связанных с его служебными поездками, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в случае их документального подтверждения. При отсутствии документов, подтверждающих расходы сотрудников, теряется компенсационный характер данных выплат и указанные доходы подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами.
При этом суточные, выданные в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ сотруднику организации, работа которого имеет разъездной характер, в связи со служебными поездками вне места его постоянного жительства, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в размере, установленном локальным актом организации (письма Минфина России от 20.09.2018 N 03-15-06/67364, от 08.12.2020 N 03-04-06/107247).
В отношении суточных в письме Минфина России от 24.02.2021 N 03-04-06/12696 сказано, что с учетом того, что согласно ст. 164 ТК РФ компенсации представляют собой денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, при разработке и установлении организацией размеров суточных работникам, работа которых носит разъездной характер, учитывается оценка соответствующих затрат, а также наличие иных гарантий таким работникам. Смотрите также Вопрос: Какими документами должны подтверждаться суточные для налогового учета при разъездном характере работы, если первичные документы (чеки) по израсходованным суточным не требуются (НДФЛ и страховыми взносами не облагаются)? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, август 2019 г.).
Из сказанного, на наш взгляд, следует, что дополнительные расходы, связанные с проживанием работников с разъездным характером работы вне места постоянного жительства (суточные), могут быть установлены в определенном размере, но их выплата осуществляется в зависимости от нахождения работника в служебных поездках.
Если же организация устанавливает ежемесячную компенсацию, не возмещающую понесенные работниками затраты, такая компенсация носит характер надбавки, доплаты к заработной плате, то есть является составной частью заработной платы (ст. 129 ТК РФ) и облагается НДФЛ и страховыми взносами.
Документы, подтверждающие компенсацию работнику фактически произведенных им расходов по разъездам (смотрите также: Вопрос: Документальное подтверждение расходов на компенсации, связанные с разъездным характером работы (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, март 2021 г.)):
1) трудовой договор (с указанием на разъездной характер работы, порядком возмещения затрат работника, связанных с выполнением его служебных обязанностей);
2) локальный нормативный акт (приказ, распоряжение, положение о разъездном характере работ или иной документ) или коллективный договор, в котором определяется:
- перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер,
- размеры и порядок возмещения работникам расходов, связанных со служебными поездками, в том числе размер и сроки возмещения расходов по каждой должности,
- порядок представления авансовых отчетов и подтверждающих расходы документов;
3) документы, подтверждающие факт служебной поездки (маршрутный лист, разъездная ведомость, журнал учета поездок и т.д.);
4) билеты, документы, подтверждающие произведенные расходы;
5) если обсуждаемая компенсация будет установлена в зависимости от дней, проведенных в разъездах (при условии, что работники не возвращаются ежедневно к месту жительства), нужен расчет такой выплаты, составляемый по итогам месяца.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
- Энциклопедия решений. Учет выплат при разъездном характере работы;
- Энциклопедия решений. НДФЛ с сумм возмещения расходов при разъездном характере работы;
- Энциклопедия решений. Компенсационные выплаты, входящие в состав заработной платы;
- Комментарий к письму Минфина России от 08.12.2020 N 03-04-06/107247 "О страховых взносах и НДФЛ при выплате суточных и компенсации расходов, связанных со служебными поездками сотрудников с разъездным характером работы" (М.А. Липина, журнал "Строительство: акты и комментарии для бухгалтера", N 1, январь 2021 г.);
- Вопрос: Может ли работодатель выплачивать при разъездном характере работы компенсацию за питание, а суточные не платить? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июль 2021 г.).

3 ноября 2021 г.

Читайте также: