Как провести шиномонтаж в авансовом отчете

Обновлено: 07.07.2024

Материальные ценности отражаются на забалансовом счете в момент их выбытия с балансового счета в целях ремонта транспортных средств и учитываются в течение периода их эксплуатации (использования) в составе транспортных средств.

Выбытие материальных ценностей с забалансового учета осуществляется на основании акта приема-сдачи выполненных работ, подтверждающих их замену.

При выбытии транспортного средства запасные части, установленные на нем и учитываемые на забалансовом счете, списываются с забалансового учета.

Аналитический учет по забалансовому счету 09 ведется в карточке количественно-суммового учета в разрезе лиц, получивших материальные ценности, с указанием их должности, фамилии, имени, отчества (табельного номера), транспортных средств, по видам материальных ценностей (с указанием производственных номеров – при их наличии) и их количеству.

В бюджетном учете операции по учету запасных частей отражаются проводками (п. 23, 26 Инструкции № 162н):

Содержание операции

Дебет

Кредит

Приняты к учету запасные части по фактической стоимости (без дополнительных затрат, в рамках одного договора)

1 302 34 73х*
1 208 34 667

Приняты к учету запасные части по стоимости, сформированной при их приобретении (в том числе по нескольким договорам)

Получены запасные части по централизованному снабжению

Приняты к учету запасные части, полученные после ликвидации основного средства и оставшиеся в распоряжении учреждения

Приняты к учету запасные части, оставшиеся в распоряжении учреждения для хозяйственных нужд по результатам проведения ремонтных работ, в том числе демонтажа объектов нефинансовых активов

Списаны с балансового учета выданные запасные части

Приняты на забалансовый учет выданные запасные части

Списаны с забалансового учета запасные части после их замены

*По соответствующей подстатье КОСГУ.

Ремонт автомобиля

Пример.

В силу производственной необходимости работник казенного учреждения вынужден был за свой счет оплатить ремонт служебного автомобиля, согласовав его с работодателем. Стоимость работ составила 2 000 руб. Расходы на ремонт возмещены работнику путем перечисления денежных средств на его карту. Согласно учетной политике учреждения в случае возмещения произведенных работником расходов без предварительного получения денежных средств под отчет применяется счет 208 00 000*. Данные условные.

В учете необходимо сделать проводки (п. 84, 111 Инструкции № 162н):

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Приняты к учету расходы на ремонт автомобиля

1 401 20 225

1 208 25 667

2 000

Перечислены работнику денежные средства для возмещения ему расходов на ремонт автомобиля

1 208 25 567

1 304 05 225

2 000

Автомобильные аптечки

Автомобильные аптечки относятся к лекарственным средствам и материалам, применяемым в медицинских целях (Общероссийский классификатор продукции по видам экономической деятельности ОК 034-2014 (КПЕС 2008), утвержденный Приказом Росстандарта от 31.01.2014 № 14-ст).

Автомобильные огнетушители

Огнетушители – это первичное средство для тушения пожаров. Они могут быть перезаряжаемыми или разовыми. Например, срок службы перезаряжаемого огнетушителя с металлическим корпусом – не менее 10 лет. Срок службы огнетушителя разового пользования определяется техническими документами на огнетушитель (п. 5.53 ГОСТ Р 51057-2001, принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 25.10.2001 № 435-ст).

Следовательно, огнетушитель в зависимости от срока службы можно учитывать в составе как основных средств, так и материальных запасов.

Основное средство.

Внутреннее перемещение огнетушителей в учреждении отражается на забалансовом счете на основании оправдательных первичных документов путем изменения материально ответственного лица и (или) места хранения.

Выбытие огнетушителей с забалансового учета производится на основании акта (акта приема-передачи, акта о списании) по стоимости, по которой они ранее были приняты к забалансовому учету.

Аналитический учет ведется в карточке количественно-суммового учета материальных ценностей.

Материальный запас.

Коврики, чехлы

Установка сигнализации

Прочие расходы

Госпошлина при регистрации автомобиля.

Размеры государственной пошлины за государственную регистрацию транспортных средств и совершение иных регистрационных действий предусмотрены пп. 36 – 46 п. 1 ст. 333.33 НК РФ.

Положение указанной нормы НК РФ распространяется на органы, входящие в структуру органов государственной власти или местного самоуправления, и означает освобождение их от уплаты государственной пошлины за совершение любых юридически значимых действий.

Структура федеральных органов исполнительной власти утверждена Указом Президента РФ от 21.01.2020 № 21. Согласно этому документу учреждения, подведомственные федеральным органам исполнительной власти, не относятся к федеральным органам исполнительной власти.

В соответствии с законодательством РФ федеральные органы государственной власти осуществляют деятельность непосредственно и (или) через свои территориальные органы.

В ведении федерального органа исполнительной власти могут находиться научные, образовательные и иные организации.

По мнению Минфина, положение пп. 4 п. 1 ст. 333.35 НК РФ на такие подведомственные учреждения и организации не распространяется (Письмо от 03.07.2020 № 03-05-05-03/57683).

Обслуживание автомобиля.

Для чего нужен авансовый отчет

Направляя сотрудника в служебную поездку, работодатель должен выдать аванс для оплаты проезда, проживания и покрытия других командировочных расходов. Деньги оформляют как подотчетную сумму. Работник получает средства в кассе, либо на банковскую карту.

Бланк авансового отчета по командировке

Существует унифицированный бланк авансового отчета — форма № АО-1 (утв. постановлением Госкомстата от 01.08.01 № 55). Большинство организаций и ИП используют именно его ( скачать бланк ).

Но допустим и другой вариант. Работодатель вправе самостоятельно разработать и закрепить в учетной политике форму, которая отличается от унифицированной. Например, удалить из отчета графы, предназначенные для счетов бухучета.

Получить образец учетной политики для небольшого ООО Получить бесплатно

Как правильно заполнить авансовый отчет по командировке

Заполняя форму № АО-1, надо учитывать следующее:

Как подтверждать расходы в авансовом отчете по командировке

Каждую сумму, израсходованную подотчетным лицом, следует подтвердить при помощи соответствующего документа (или нескольких). Все подтверждающие бумаги необходимо приложить к авансовому отчету и хранить вместе с ним.

Какие документы прикладывают к авансовому отчету

Расходы на самолет и поезд

Традиционно сотрудники сдавали в бухгалтерию железнодорожные или авиабилеты. В случае перелета к билету прилагался посадочный талон со штампом о досмотре.

Однако, в 2022 году большинство проездных документов оформляется в электронной форме. В связи с этим комплект выглядит иначе (см. табл.).

Какие документы работник прикладывает к авансовому отчету в случае покупки электронных билетов

На каком транспортном средстве добирался

Какие документы понадобятся

Автоматически рассчитать зарплату командированного работника по действующим правилам Рассчитать бесплатно

Другие командировочные расходы

При подтверждении иных командировочных затрат (например, на гостиницу и т.д.) часто возникает вопрос: как быть, если кассовый чек или бланк строгой отчетности получен в электронном виде? В Минфине считают, что нужно распечатать его на бумаге. Такой документ подойдет для обоснования расходов (письмо от 21.04.17 № 03-01-15/24307).

Когда нужно сдавать авансовый отчет

Но для командировок сделано исключение. Работник должен сдать авансовый отчет по служебной поездке в течение трех рабочих дней после возвращения. Эта норма закреплена пунктом 26 Положения о командировках, и распространяется на всех работодателей.

Расходы на платную парковку

Сотрудники, чья деятельность связана с разъездным характером работы, вынуждены прибегать к услугам платных городских парковок.

В случае оплаты работником таких услуг личными средствами, предприятие может возместить ему эти затраты. Для подтверждения расходов сотрудник должен предоставить в бухгалтерию авансовый отчёт с приложением документов, подтверждающих оплату услуг парковки. Не лишним будет и составление путевого листа с указанием маршрута следования непосредственно по тем адресам, где организована платная парковка.

Также услуги парковки могут быть оплачены организацией напрямую с расчётного счёта, в случае заключения договора на оказание услуг, например, с частным паркингом.

Расходы на платную парковку отражаются в бухгалтерском учёте, как затраты по обычным видам деятельности компании, согласно ПБУ 10/99.

И есть ещё один случай оплаты парковки, когда сотрудник совершает поездку в служебных целях на личном автомобиле. В этом случае сотруднику положена компенсация в пределах установленных норм. Согласно письму Минфина от 15 сентября 2005 года № 03-03-04/2/63 в выплачиваемую компенсацию уже входят дополнительные расходы, связанные с использованием личного авто. Таким образом, если вы выплачиваете сотруднику компенсацию, то возмещать расходы по парковке ему же не следует.

Согласно пункту 3 статьи 217 НК РФ и пункта 1 статьи 422 НК РФ не подлежат обложению подоходным налогом и страховыми взносами все виды компенсаций в пределах норм, установленных законодательством РФ, связанных с исполнением работником трудовых обязанностей.

Размер компенсации за использование сотрудником личного автомобиля устанавливается соглашением с работодателем (ст. 188 ТК РФ). Однако учесть ее в расходах организация может только в пределах норм, установленных Правительством (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Суммы, превышающие такие нормы, при исчислении налога на прибыль не учитываются (п. 38 ст. 270 НК РФ).

Нормы компенсации за использование личного транспорта утверждены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно норма составляет 1 200 руб. в месяц, для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя свыше 2 000 куб. см включительно – 1 500 руб. в месяц.

При этом их размер учитывает не только стоимость износа автомобиля при его использовании для работодателя, но и расходы на ГСМ, обслуживание и текущий ремонт. Поэтому если работодатель оплачивает работнику сверх компенсации за использование автомобиля еще и расходы на ГСМ, то происходит задвоение транспортных расходов организации. В связи с этим расходы на ГСМ сверх упомянутой компенсации являются для организации необоснованными и не могут быть учтены при налогообложении прибыли.

Покупка парковочного места

Покупка парковочного места по своей сути - это приобретение части земельного участка.

При этом на данном участке возможно есть ранее нанесённая разметка под автомобили, или навес. Если нет, то предприятие имеет право самостоятельно достроить то, что считает нужным для комфортного размещения автотранспорта.

Расходы на строительство и приобретение парковки формируют её первоначальную стоимость, как в бухгалтерском, так и налоговом учёте. При этом в обоих учётах такой вид актива, как парковка, является основным средством, если он соответствует критериям, установленным ПБУ 6/01. О принятии на учёт в программном продукте 1С: Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0 основного средства вы можете прочитать здесь.

Приобретение автомобильной аптечки, троса и огнетушителя

Покупку технических средств, требуемых для автомобиля, можно отнести либо к приобретению инвентаря, либо основного средства.

Как мы знаем, к основным средствам относится имущество со сроком полезного использования более 12 месяцев и стоимостью свыше 40 тысяч рублей.

В тот момент, когда происходит передача инвентаря в автомобиль, его необходимо отразить в составе расходов.

При проведении, документ создаст проводки: Дт 26 Кт 10.09, а также отразит данный инвентарь на вспомогательном счёте МЦ.04, для того, чтобы можно было в последствие осуществить пересчёт инвентаря в организации.

В программе у документа Авансовый отчет есть два вида операций:

Авансовый отчет — универсальный вариант, который подходит всем;
Авансовый отчет по командировке — вариант для отражения только командировочных расходов. Использовать его рекомендуется при подключенном сервисе Smartway.

Рассмотрим, как отражаются операции по покупке электронных билетов организацией и отчету за них сотрудником.

При таком варианте учета билетов отражать их как денежные документы в программе не нужно.

Покупка билетов

Покупка билетов отражается одинаково независимо от того, какой вид операции для АО применяется Авансовый отчет или Авансовый отчет по командировке. Но есть некоторые особенности.

Покажите поступление билета документом Поступление билетов вид операции Покупка в разделе Покупки — Поступление билетов .

Билет — создайте элемент справочника Билеты , заполните его данные на основании оригинала. PDF
Контрагент — наименование перевозчика или посредника, у которого приобретен билет, выбирается из справочника Контрагенты;
Договор — выберите договор с контрагентом при наличии из справочника Договоры;
Сумма и НДС (в т.ч.) — заполните на основании билета.

Проводки по документу

Документ формирует проводки:

Дт 60.01 Кт 60.02 — зачет аванса перевозчику;
Дт 76.14 Кт 60.01 — принятие к учету билета.

В журнале Покупка билетов по кнопке Создать можно оформить другие действия с приобретенными билетами:

При использовании сервиса Smartway билеты автоматически загружаются в справочник Билеты .

Расходы по командировке проводятся документом Авансовый отчет вид операции Авансовый отчет по командировке .

Билеты, если используется вид операции Авансовый отчет

авиабилет (Москва-Тюмень) на сумму 9 000 руб. (в т. ч. НДС 20% — 1 500 руб.);
авиабилет (Тюмень-Москва) на сумму 9 000 руб. (в т. ч. НДС 20% — 1 500 руб.);
БСО за проживание в гостинице на сумму 6 000 руб. (без НДС).

В документе Авансовый отчет вид операции Авансовый отчет доступна вкладка Билеты (раздел Банк и касса — Авансовые отчеты ).

По кнопке Добавить или Заполнить табличная часть документа автоматически заполнится данными приобретенных для указанного сотрудника билетов на текущую дату:

Билеты — указывается нужный билет из справочника Билеты .
Сумма — стоимость билета.
%НДС — ставка НДС, обозначенная в билете.
НДС (в т.ч.) — сумма НДС, указанная в билете.
Перевозчик — наименование перевозчика или посредника, у которого приобретен билет, выбирается из справочника Контрагенты.
Счет затрат — счет, на который будут отнесены затраты в БУ. В поле автоматически отражается счет, указанный в настройках Учетной политики как Основной счет учета затрат . При необходимости Счет затрат можно поменять вручную.
Подразделение — подразделение учета затрат. Выбирается из справочника Подразделения то подразделение, к которому относятся произведенные затраты. Автоматически подставится то, которому присвоен признак Использовать как основное .
Субконто — статья затрат из справочника Статьи затрат:
- Вид расхода — Командировочные расходы.
В сумму расхода по Авансовому отчету стоимость билетов не включается, но при проведении документа происходит списание расходов.

Проводки по документу

Документ формирует проводки:
- Дт 26 Кт 76.14 — принятие к учету расходов на командировку;
- Дт 26 Кт 76.14 — принятие к учету расходов на билет;
- Дт 19.04 Кт 76.14 — принятие к учету НДС по билету.
При проведении документа Авансовый отчет автоматически датой билета создается документ Счет-фактура полученный вид операции Бланк строгой отчетности .

При установленном флажке Отразить вычет НДС в книге покупок НДС будет принят к вычету автоматически.

Проводки по документу

Документ формирует проводку:
- Дт 68.02 Кт 19.04 — принятие к вычету НДС по билету.
- принимается к вычету по оплаченным расходам (п. 7 ст. 171 НК РФ);
- не может быть перенесен на 3 года (п. 1 ст. 172 НК РФ, п. 18 Правил ведения книги покупок,Письмо Минфина РФ от 14.07.2020 N 03-07-14/61018).
Билеты, если используется вид операции Авансовый отчет по командировке
- ж/д билет (Москва — Санкт-Петербург) на сумму 3 000 руб. (в т. ч. НДС 20% — 500 руб.);
- ж/д билет (Санкт-Петербург — Москва) на сумму 3 000 руб. (в т. ч. НДС 20% — 500 руб.);
- БСО за проживание в гостинице на сумму 12 000 руб. (Без НДС).
Создайте документ Авансовый отчет вид операции Авансовый отчет по командировке (раздел Банк и касса — Авансовые отчеты ).

Укажите сотрудника и период командировки, после этого в документ автоматически подтягиваются приобретенные на этот период билеты.

По соответствующей ссылке проверьте указанные билеты и аналитику:
- Билеты — указывается нужный билет из справочника Билеты .
- Сумма — стоимость билета.
- %НДС — указывается ставка НДС, указанная в билете.
- НДС (в т.ч.) — отражается сумма НДС, указанная в билете.
- Перевозчик — наименование перевозчика или посредника, у которого приобретен билет, выбирается из справочника Контрагенты.
- Счет затрат — счет, на который будут отнесены затраты в БУ. В поле автоматически отражается счет, указанный в настройках Учетной политики как Основной счет учета затрат . При необходимости Счет затрат можно поменять вручную.
- Подразделение — подразделение учета затрат. Выбирается из справочника Подразделения то подразделение, к которому относятся произведенные затраты. Автоматически подставится то подразделение, которому присвоен признак Использовать как основное .
- Субконто — статья затрат из справочника Статьи затрат:
  - Вид расхода — Командировочные расходы.
  Проводки по документу
  
  Документ формирует проводки:
  - Дт 26 Кт 71.01 — принятие к учету расходов на командировку;
  - Дт 26 Кт 76.14 — принятие к учету расходов на билет;
  - Дт 19.04 Кт 76.14 — принятие к учету НДС по командировочным расходам.
  При проведении документа Авансовый отчет автоматически датой билета создается документ Счет-фактура полученный вид операции Бланк строгой отчетности .
  
  При установленном флажке Отразить вычет НДС в книге покупок НДС будет принят к вычету автоматически.
  
  Проводки по документу
  
  Документ формирует проводки:
  - Дт 68.02 Кт 19.04 — принятие к вычету НДС по билету.
  - принимается к вычету по оплаченным расходам (п. 7 ст. 171 НК РФ);
  - не может быть перенесен на 3 года (п. 1 ст. 172 НК РФ, п. 18 Правил ведения книги покупок,Письмо Минфина РФ от 14.07.2020 N 03-07-14/61018).
  См. также:
  
  Помогла статья?
  Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
  
  Похожие публикации
  Карточка публикации
  
  (8 оценок, среднее: 5,00 из 5)
  
  Данную публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
  Обратите внимание! В комментариях наши кураторы не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
  Задать вопрос нашим специалистам можно по ссылке >>
  
  Спасибо за очень подробную статью! Было бы интересно попробовать сервис Smartway.
  
  Спасибо за обратную связь. Если сервис интересует, то можно заказать на их сайте демо. Там подробно все расскажут и покажут.
  Если много командировок, а следовательно заказов билетов, гостиниц и т.д., то точно имеет смысл ознакомиться с этим сервисом.
  
  Для чего нужен авансовый отчет
  
  Направляя сотрудника в служебную поездку, работодатель должен выдать аванс для оплаты проезда, проживания и покрытия других командировочных расходов. Деньги оформляют как подотчетную сумму. Работник получает средства в кассе, либо на банковскую карту.
  
  Бланк авансового отчета по командировке
  
  Существует унифицированный бланк авансового отчета — форма № АО-1 (утв. постановлением Госкомстата от 01.08.01 № 55). Большинство организаций и ИП используют именно его ( скачать бланк ).
  
  Но допустим и другой вариант. Работодатель вправе самостоятельно разработать и закрепить в учетной политике форму, которая отличается от унифицированной. Например, удалить из отчета графы, предназначенные для счетов бухучета.
  
  Получить образец учетной политики для небольшого ООО Получить бесплатно
  
  Как правильно заполнить авансовый отчет по командировке
  
  Заполняя форму № АО-1, надо учитывать следующее:
  
  Как подтверждать расходы в авансовом отчете по командировке
  
  Каждую сумму, израсходованную подотчетным лицом, следует подтвердить при помощи соответствующего документа (или нескольких). Все подтверждающие бумаги необходимо приложить к авансовому отчету и хранить вместе с ним.
  
  Какие документы прикладывают к авансовому отчету
  
  Расходы на самолет и поезд
  
  Традиционно сотрудники сдавали в бухгалтерию железнодорожные или авиабилеты. В случае перелета к билету прилагался посадочный талон со штампом о досмотре.
  
  Однако, в 2022 году большинство проездных документов оформляется в электронной форме. В связи с этим комплект выглядит иначе (см. табл.).
  
  Какие документы работник прикладывает к авансовому отчету в случае покупки электронных билетов
  
  На каком транспортном средстве добирался
  
  Какие документы понадобятся
  
  Автоматически рассчитать зарплату командированного работника по действующим правилам Рассчитать бесплатно
  
  Другие командировочные расходы
  
  При подтверждении иных командировочных затрат (например, на гостиницу и т.д.) часто возникает вопрос: как быть, если кассовый чек или бланк строгой отчетности получен в электронном виде? В Минфине считают, что нужно распечатать его на бумаге. Такой документ подойдет для обоснования расходов (письмо от 21.04.17 № 03-01-15/24307).
  
  Когда нужно сдавать авансовый отчет
  
  Но для командировок сделано исключение. Работник должен сдать авансовый отчет по служебной поездке в течение трех рабочих дней после возвращения. Эта норма закреплена пунктом 26 Положения о командировках, и распространяется на всех работодателей.
  
  Читайте также: